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标题: 身在职场如何写好一封电子邮件 [打印本页]

作者: qiuhaoran 时间: 2019-5-20 09:38
标题: 身在职场如何写好一封电子邮件
若你写了一封“加薪申请”给老板，哪怕对方只回复俩字“OK”，那也算是好得令人动容。但如果邮件来自令你头疼的追求者，哪怕对方把邮件写成了一幅《兰亭集序》，可能也逃不过“Report as spam”的厄运。所以，本文着重探讨：如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件。

      若你写了一封“加薪申请”给老板，哪怕对方只回复俩字“OK”，那也算是好得令人动容。但如果邮件来自令你头疼的追求者，哪怕对方把邮件写成了一幅《兰亭集序》，可能也逃不过“Report as spam”的厄运。
      所以，本文着重探讨如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件。
      发出去的邮件，泼出去的水
      绝大多数“邮件车祸现场”来自一时冲动。在回复任何邮件之前，请想想下面这个问题：在法庭上，我的这封邮件会成为对我不利的证据吗？如果你觉得自己一辈子不会上法庭，那么就换一个问题：在微博上，我的这封邮件会让别人觉得我是一个坏人吗？
      在数字时代，邮件就是所谓的白底黑字。随便一张截图，你的邮件就成了长微博。很多“坏事儿”的邮件，虽然来自一时脑热，却成了全世界的把柄，跟随一辈子。就算你有天大的不满，哪怕去跟人在会议室里大吵一架，也不要随随便便发出一封怒气冲冲的邮件。
      写新邮件的最佳顺序
      写新邮件的最佳顺序应该是：附件、正文、标题、收件人。
      首先，就像它的名字所暗示的那样，附件是最容易忘记的东西。所以先把它贴进邮件吧。其次，标题放在正文之后，是因为大多数邮件客户端会提醒你“没有标题是否发送”；而收件人放在最后，是因为没有收件人，这封邮件肯定发不出去，这就给了你足够的时间来回味这封邮件的疏漏。
      而且，随着正文的进行，你有很大可能会调整邮件的标题和收件人。所以这样的顺序也比较好，不会等邮件发出去以后再加各种人进来。
      不要把文字变成图片
      在过去几年的观察中，我发现人事和行政部门的同事喜欢把文字做成图片，再贴到邮件里发出来。这种做法并不能增加任何有用的信息，却带来了许多坏处：
      首先，大部分人的审美水平不如专业的设计人员，这就导致了很多红底黑字或红底黄字、配合密布着锯齿的“魏碑”或“隶书”字体的邮件，非常难以阅读。但发信人还往往觉得这样很喜庆，营造了一种祥和的氛围。
      其次，越来越多的人在手机上读邮件，这会让对方看邮件的时间成本和流量成本大大提升。我曾经收到过一封总字数不过 500 字的通知邮件，但对方做成了五张总计2MB 的PNG图片，令正在开车的我苦不堪言。
      还有，图片上的文字是不可搜索的，这意味着你的这封邮件在日后被找到的可能性大大降低。
      倒金字塔叙事
      倒金字塔的叙事方法是很有用的：在邮件的开头，用一段话，言简意赅地概括大意，讲清楚“四个 W 和一个 H”|——谁（Who）、什么（What）、何时（When）、为什么（Why）、怎么样（How）。如果不能在一开始说清楚问题，大多数人是没有耐心读到最后一段并且搞清楚你的真实用意的——除非你是一个有绝对权威的 CEO。
      谁——这意味着你需要在邮件开始打招呼的时候就要明确你的收件人是谁，最好指明唯一的任务所属人（所谓的“owner”）。如果你只是一个“Hi”开头，却有若干个收件人，那么谁也不知道要响应这封邮件；而如果你一下子和多个人打招呼，那么这件事情就会因为所有收件人都觉得事不关己而告吹。
      什么——你需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要以“中国式思维”发些模棱两可的表态，这样对于邮件沟通没有任何益处。如果你自己都不知道自己要什么或者要表达什么，就别发出这封邮件。
      何时——明确这个需求的时限。“越快越好”在大多数时候等于“没有截止日期”。
      为什么——请让对方明白这件事情对对方（收信人）而言的重要性，或者起码是对团队或公司而言的重要性，而不是对你（发信人）而言的重要性。俗话说：“谁上班没点事儿呢”即便你是对方的直接汇报对象，在多数情况下，能够写清楚为什么也比不写能够得到更有效的响应。
      怎么样——所有做过乙方的人都知道，如果你收到一封没有具体操作指示的邮件，是非常难处理的。除非收发双方已经有非常明确的上下文，比如几分钟之前的电话沟通，或者事出紧急已经不能在邮件里花费更多时间，建议给出尽可能明确的操作办法。
      说清楚这些，再慢慢展开邮件、旁征博引、罗列数据、推演流程。

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