开会的奥秘（一）

心理引言：开会，是每个职场人的必修课。会议室就像是跑马场:众目睽睽之下，每个参与者都能在同一起跑线上，得到展示自己的公平机会。让领导和N多同事同时停下手中的工作听你说话，这样的事在职场里并不是随时都会发生。因此，学习如何在会议上以正确的方式表达自己的观点，不仅可以迅   ——心灵咖啡网
            
                   
                                                               
                               


                                                                 
开会，是每个职场人的必修课。会议室就像是跑马场——在众目睽睽之下，每个参与者都能在同一起跑线上，得到展示自己的公平机会。让领导和N多同事同时停下手中的工作听你说话，这样的事在职场里并不是随时都会发生。因此，学习如何在会议上以正确的方式表达自己的观点，不仅可以迅速提升你的职场形象，甚至还可能获得意想不到的“额外奖励”。
一、你代表的不是自己而是所在岗位
会议的类型多种多样，但其目的归结起来无外乎两个：传递信息和形成决策。
先说第一种。以传递信息为目的的会议，是团队合作中常见的一种形式，是不同分工的合作者之间通过交流达到信息共享的过程。比如，企业的生产部门需要通过会议，向市场部和销售人员讲解产品的性能和卖点；市场部需要通过会议，向销售人员传达产品推广战略，统一行动步伐；而销售部门也需要通过会议，向生产部门反馈来自市场的声音。
这时候，无论愿意与否，只要身处这条信息链上的某一个环节，你就需要在会议上发言——你代表的不是自己，而是所在的岗位。
例子不胜枚举。一年一度的校园宣讲会，负责招聘的HR需要站在几百人面前发布招聘信息；办公室里专业电脑软件升级之后，客服人员都会上门开个培训会，帮助每个员工尽快适应新系统；高考前，班主任老师通常要召集家长们开个会，嘱咐一下备考的注意事项；或者仅仅是因为你工作成绩卓著，也有可能被单位领导拉进会议室，让你在同事们面前介绍介绍经验。
再来看第二种。在职场上，很多问题在常规流程中无法解决、无法协调的时候，就需要通过会议的形式，借助团队讨论达成一致意见。在这种以形成决策为目的的会议中，每个人都有机会表达自己的意见，都希望通过沟通、交流甚至是交锋，获得一个尽可能对自己有利的决策结果。
无论是企业制定新规章新制度之前的意见征求会、某个产品发布之前的策划会，还是广告公司对设计方案进行阐述的竞标会，抑或评选先进工作者的部门年终总结会，在这些场合，每一个与会者都有可能获得发言的机会，阐述自己的想法，适度地自我展现。
当然，你也可以选择躲在角落里保持沉默——如果你想在职场中一直这么“低调”下去的话。
心灵咖啡小贴士：很多时候我们会一不小心，把在会议中同事对自己的意见和批评，当做是对自己的意见，这其实是一个大大的误会，也许你一不小心移情了。一旦如此，交流就会受阻，你的心理防御机制立刻像一堵城墙一样建立起来，心门关上了，就事论事的会议就容易被演变成人与人之间的敌对感觉了。
二、空话套话都是忌
冗长的会议除了是对与会者的一种精神消耗之外，更会导致真金白银的损失。
日本太阳工业公司曾经算过这么一笔账：会议的机会成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×开会时间（小时）。之所以平均工资要乘以3，是因为参会人员创造的劳动产值通常是平均工资的3倍；而乘以2是因为参加会议要中断日常工作，因此损失要以2倍来计算。
效率是衡量一个会议成功与否的重要指标之一。所以笼统来说，一切围绕效率二字的规则，比如简明扼要、开门见山、主题清晰、言之有物等，都是对会议发言者的最基本要求。
如果你需要当众进行主题发言，或者作为消息源在某个以传递信息为目的的会议上讲话，那么你首先需要做到的就是有备而来。具体来说，有准备表现在：在进入会场之前，弄清楚参加会议的都有谁？自己为什么来开这个会？会议内容大致是什么？会议要解决什么问题？针对这些，提前查阅相关数据、材料、历史记录，并且事先思考一下会议中可能遇到的问题。
听过一个真实的笑话。单位里两个同事同名同姓，分属不同部门。一次开会，不知怎么就通知错了人，结果该来的没来，不该来的却莫名其妙地在会场里坐了半个小时，白白耽误了时间。其实，他如果在走进会场之前有所准备，了解清楚会议的主题是什么，跟自己有什么关系，这个误会就完全可以避免。
在会议上发言，尤其是占用大块时间进行主题发言时，切忌套话、空话，要尽量做到提纲挈领，先讲主张再说理由，按照一定的逻辑把自己想说的内容列成条目，每个条目都能用几个词或者一句话概括重点。如果时间充裕，则可以在相关条目下用事先准备好的数据、材料展开论述。
别人刚刚谈了对任务量考核方案的建议一二三四，其中三条与你不谋而合。这时候，即便你针对这三条建议做了充分的发言准备，论点论据也更为有力，但无论如何也没必要展开来再重复一遍——否则只能是浪费大家的时间，并且是对之前发言者的不尊重。
要知道在会议上，当你的身份从发言者转变为听众的时候，认真聆听别人的讲话是必需的——尤其是在讨论环节。因为只有了解别人说了什么，才会让你在随后的发言中有的放矢。
认真地听别人在说什么，适当地做些记录，在会议过程中不断调整、理清自己的思路，这些都会在很大程度上帮助你完成一个得体的发言。至于那些被别人抢先提到过的内容，其实也并非雷区——你再次提到它们的时候，尽可能地用三言两语概括核心观点，并且加上一些“正如刚才××谈到的那样，我还想补充一点”，或者“在这个问题上，我特别赞同××的意见”。这种对他人发言的承接，不仅能强化自己的观点，更重要的是，这充分体现出你在会议上有准备、专注、尊重他人、思路清晰和富有创见的良好职场形象。
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